Verbalizzazione delle Adunanze del CDA nelle società di capitali

17 Luglio 2019|Diritto commerciale|

Verbalizzazione delle Adunanze del CDA nelle società di capitali

Affrontiamo nel presente articolo un tema del tutto particolare; cioè la natura ed i requisiti del verbale delle adunanze del consiglio di amministrazione di SRL e SPA.

Verbalizzazione delle Adunanze del CDA nelle società di capitaliI verbali delle riunioni sono certamente i documenti che riportano la volontà, le decisioni degli amministratori e dei soci essendo gli unici utili a comprovare quanto si sia svolto, attestando le operazioni di rilievo della compagine societaria stessa. Orbene successivamente alla riforma societaria risalente all’anno 2003 la giurisprudenza è stata molto sporadica in merito.

L’art. 2375 codice civile specifica ciò che debba contenere il verbale; con la menzionata Riforma si è in pratica risolta la diatrìba su sinteticità ovvero analiticità del verbale di assemblea.

La soluzione adottata segue in definitiva l’orientamento di numerosi tribunali in favore dell’analiticità cercando di mediare, tuttavia, le diverse esigenze.

Si è quindi previsto che detto verbale, da cui desumere deliberazione, deve indicare:

  • Data dell’assemblea;
  • Identità dei partecipanti;
  • Capitale rappresentato in adunanza;
  • Modalità e risultato delle votazioni;
  • Identità dei soci favorevoli, astenuti ovvero dissenzienti.

Nel verbale stesso devono inoltre essere “riassunte, su richiesta dei soci, le loro dichiarazioni pertinenti all’ordine del giorno”.

Trova infine conferma la prassi che permetteva al verbale di essere integrato da eventuali allegati et similia.

Interrogativo sensato sembra essere quello volto a domandarsi se il Regolamento, previsto ex lege dall’art. 2364 co. 1 N. 6 codice civile, possa prescrivere altri e/o maggiori requisiti formali. In punto dovendo comunque precisare che la violazione di norme regolamentari non possa essere causa di invalidità del verbale e delle deliberazioni in quanto, secondo il dettato di cui all’art. 2377 c.c., l’impugnazione per invalidità viene ammessa solo per violazione di legge o di statuto; mentre alcunchè si dice per il Regolamento.

Tra i quesiti oggetto di recenti riscritture vi è quello inerente la necessarietà della redazione contestuale dello stesso; in oggi si precisa che “il verbale debba essere redatto senza ritardo nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degli obblighi di deposito o di pubblicazione”. Termini genericamente e solitamente riferiti a giorni 30 dalla deliberazione (artt. 2435 e 2436 codice civile).

La mancanza del verbale non viene considerata di per sé un vizio grave, in quanto lo stesso può essere redatto anche in ritardo purchè prima della successiva assemblea; tuttavia con ciò si ritiene possa essere legittimata un’immediata impugnazione della delibera assembleare non tempestivamente verbalizzata.

Situazione diversa è quella sottesa alla redazione del verbale da parte del Notaio; ciò in quanto lo stesso ha l’obbligo di redigere il verbale (in quanto atto pubblico) nel momento in cui raccoglie le dichiarazioni che deve attestare oppure immediatamente dopo la chiusura dell’assemblea.

Le più varie ragioni portano spesso a non fare una redazione contestuale allo svolgimento dei lavori; magari prendendo soltanto note e rinviando la redazione. In pratica anche posticipando sottoscrizione ad un momento successivo (verbali tempestivi e non); quasi di consueto il momento è quello prima dell’occasione del consiglio o dell’assemblea successivi. Certamente tali problematiche non si inseriscono nell’assemblea nella quale è chiamato a fungere da Segretario il Notaio dovendo redigere immediati adempimenti successivi anche di pubblicità.

I verbali così concepiti hanno quindi contenuti dai quali scaturisce l’interesse di soci e di terzi ad impugnare i provvedimenti che ivi vengano adottati; essendo inoltre necessario che gli stessi esistano materialmente per poter poi, de relato, esercitare tali diritti. La rappresentazione dei contenuti con modalità corrette è determinante, in quanto va a fotografare quanto l’organo abbia deciso.

Ai verbali delle società a responsabilità limitata il legislatore non ha in realtà prestato molta attenzione. Infatti è dall’art. 2375 codice civile dettato per le SPA che si ricava l’accoglimento del principio generale che vuole i verbali non redatti con modalità sintetiche; dovendosi soffermare su tutte le battute che sono necessarie perché dell’attività dell’organo sia rappresentata una visione corretta (data, partecipanti, capitale etc).

Prassi parecchio diffusa è quella volta a redigere i cd verbali tempestivi; cioè realizzati su fogli liberi che rappresentino una minuta o bozza. In quanto tali da poi riportare sul libro dei soci ed essere iscritti nel Registro delle Imprese quando previsto. Da tale momento avranno rilievo e decorreranno i termini per un’ eventuale impugnazione.

Per ciò che attiene l’invalidità della deliberazione per mancanza del verbale la stessa può essere sanata mediante verbalizzazione eseguita prima dell’assemblea successiva. La deliberazione ha effetto dalla data in cui è stata presa; salvi peraltro i diritti dei terzi che, in buona fede, ignoravano la deliberazione.

L’art. 2379 co.3 codice civile prevede, a dire il vero solo per la compagine societaria della SPA, l’obbligatorietà della nomina di un Segretario; solitamente essendo il Segretario medesimo ed il Presidente due soggetti diversi e distinti (nelle SRL a contrario si ritiene che il Presidente possa fungere anche da Segretario).

Sempre in merito a disciplina per lo più dettata per il funzionamento interno della SPA, l’art. 2375 codice civile prevede la forma scritta ab substantiam – a pena quindi di inesistenza – che include anche la sottoscrizione del Presidente e del Segretario.

Nel caso in cui la verbalizzazione risulti mancante della sottoscrizione pertanto si possono delineare due scenari differenti. Utile premettere che il Presidente abbia ampi poteri, pur tuttavia non regolati con puntualità dallo Statuto, di presiedere; cioè in ampia accezione compiere una serie di verifiche sulla presenza, sulla validità ex ante della riunione, consistenza dei quorum, svolgimento dei lavori ecc.

Il Segretario, a contrario, oltre a riassumere tenore e contenuto dell’adunanza risulta essere in via pratica il “verbalizzatore” dell’attività di altri. Chiaramente non essendo allo stesso, quindi, demandati poteri decisionali.

La fase della verbalizzazione delle adunanze del CDA operata dal Segretario non è comunque un’attività soggetta a qualsivoglia discrezionalità; dovendo e potendo il Presidente in ogni fattispecie ed argomento dell’odg decidere, valutare e soppesare cosa vada o non vada testualmente scritto in verbale.

Par chiaro che soprattutto in considerazione della tipologia di alcuni atti – rectius approvazione del bilancio in quanto tale documento soggetto a divenire pubblico – si dovranno attentamente e con lungimiranza soppesare contenuto ed implicazioni di materiale redazione.

 

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